Как мы увеличили выручку в пять раз при помощи ИТ-решений

«Ойл Ресурс Групп» была маленькой компанией с ручным трудом и низкой эффективностью.

Чтобы стать лидером рынка, нам пришлось с нуля освоить ИТ-направление: набрать сотрудников, разработать инструменты под свои потребности, предложить клиентам новые сервисы. О наших ошибках и достижениях подробнее читайте в статье.

Компания «Ойл Ресурс Групп» появилась в 2014 году. Мы торговали топливом, в штате тогда было 30 человек. Все работали с собственными базами клиентов в своих файлах Excel. Контроля за работой менеджеров и логистов почти не было. Из-за этого компания терпела высокие издержки. По какой цене менеджер действительно продавал товар, на каких условиях логист договорился с перевозчиком, никто кроме них самих не знал.

Клиентов у нас было мало, а следовательно, была и маленькая выручка. Из-за большого объёма ручного труда общая эффективность компании оставалась очень низкой. А мы хотели стать лидером отрасли и выйти на новые сырьевые рынки. Но в таком состоянии компания не могла быстро масштабироваться. А отсутствие автоматизированных и прозрачных бизнес-процессов мешало увидеть полную картину происходящего в бизнесе.

И мы решили начать, как и все, с 1С.

Как мы нанимали сотрудников в ИТ-отдел

В компании не было специалистов, разбирающихся в ИТ. Мы знали, какие нам нужны функции от 1С, и считали, что этого будет достаточно. Купили конфигурацию и наняли разработчика в штат.

Ставить последовательно задачи разработчику и принимать их было некому. И получалось, что готовую функциональность невозможно было использовать. Мы тратили время и деньги, но не получали результат.

Тогда мы приняли решение нанять технического директора — человека с ИТ-бэкграундом и опытом управления. Он должен был разработать стратегию автоматизации компании на несколько лет вперёд и реализовать ее.

Технический директор провел аудит и бенчмаркинг, то есть определил, какие задачи должна решить учётная система, и изучил опыт конкурентов. Он решил выбрать 1С «Управление оптовой торговлей» и нанять крупного подрядчика для её доработки. Но опыт оказался неудачным.

Компания-подрядчик не погружалась в наши задачи. Работа строилась так: подрядчик выгружал результаты своей работы каждые две недели. Наши сотрудники, менеджеры, логисты, бухгалтеры тестировали функциональность и давали обратную связь. Подрядчик её забирал и вновь появлялся спустя пару недель. И сотрудникам заново приходилось разбираться, что было сделано в прошлый раз, какие изменения появились после их комментариев.

Работа двигалась медленно. А нам нужен был непрерывный процесс — с быстрой интеграцией и сбором обратной связи. Вот почему мы решили отказаться от подрядчика и нанять разработчиков в штат.

Первые же штатные сотрудники решили наши проблемы. Они погрузились в специфику рынка, ежедневно работали над конфигурацией и в течение суток обрабатывали обратную связь. В итоге процесс работы над 1С стал непрерывным.

Перейти на доработанную конфигурацию мы смогли в кратчайшие сроки — через четыре месяца после её покупки. А дальше мы планомерно её развивали, наращивая ИТ-отдел.

Учётную систему, которая полностью покрывала нужды компании по купле-продаже нефтепродуктов, мы получили спустя полтора года с момента покупки конфигурации.

Пять ИТ-решений для внутреннего использования, которые помогли нам заработать

Сейчас мы развиваем автоматизированные сервисы для наших клиентов. Но начинали с продуктов для сотрудников.

Учётная система

Мы работаем в самописной конфигурации на базе 1С. Сейчас она состоит из более 50 автоматизационных блоков. Система позволяет нам быстро запускать новые процессы. Например, в компании открывается отдел по торговле бетоном. На запуск блока под это направление уйдет не больше месяца.

Паспорта сделок

Инструмент «Паспорт сделки» — сервис, увеличивающий эффективность работы логистического отдела. В паспорт сделки заносятся все договорённости с покупателями и поставщиками: цены, координаты места отгрузки, маржа, затраты на автотранспорт, рентабельность.

Система автоматически соединяет на основе указанных данных максимально выгодные пары «поставщик+покупатель» и указывает, насколько для нас будет выгодной сделка с каждым из контрагентов.

На основе этих данных менеджер может быстро подсчитать, как максимально выгодно для всех сторон набрать покупателю А 1000 тонн зерна: 300 тонн у фермера B, 450 тонн у фермера С и еще 250 тонн у фермера D.

Инструмент наладил работу отдела логистики и установил контроль за соблюдением условий сделки и маржинальностью. Без него логисты тратили много времени на обзвон перевозчиков, чтобы собрать информацию и просчитать затраты на транспортировку. А менеджерам по продажам приходилось вручную высчитывать маржинальность каждой сделки.

Калькулятор расчета стоимости доставки топлива

Благодаря этому инструменту менеджер за 20 секунд получает лучшее предложение для клиента — с учётом его условий. Представьте: менеджеру звонит клиент и заказывает тонну дизельного топлива с доставкой. Но клиент не знает, из какого НПЗ надо заказать продукт с максимальной выгодой по стоимости товара и его перевозке.

Специфика рынка такова, что цены регулярно меняются, и можно отгрузить товар с ближайшего НПЗ по более высокой цене, но сэкономить на доставке, и наоборот.

Менеджер забивает данные клиента в калькулятор расчёта стоимости доставки топлива: тип нефтепродукта, адрес склада, куда его надо доставить, объём.

Программа рассчитывает и отсортировывает доступные варианты с учётом доставки и показывает карту с маршрутом от НПЗ до склада заказчика. Тут же можно посмотреть погоду, которая тоже влияет на стоимость топлива.

Без калькулятора менеджер потратит не менее часа, чтобы изучить актуальный прайс и рассчитать стоимость доставки от разных поставщиков.

Рассылка актуальных цен

На оптовую стоимость нефтепродуктов влияет множество условий: спрос, погода, цены на мировом рынке, объём топлива у конкретного поставщика. Поэтому прайсы обновляются ежедневно.

Покупателям, желающим сделать заказ с максимальной выгодой, надо открыть сайты сразу нескольких поставщиков и НПЗ, сравнить цены, рассчитать итоговую стоимость заказа. А после позвонить менеджеру выбранного поставщика, попросить скидку или рассрочку платежа.

Мы облегчили жизнь нашим покупателям. Каждое утро мы собираем цены со всех поставщиков, формируем прайс-лист и рассылаем его нашим контрагентам.

База сейчас содержит 6 000 подписчиков. Мы постоянно следим за актуальностью адресов. Не все открывают наши письма каждый раз, потому что компании заказывают топливо не каждый день, а, например, раз в месяц.

Отдельно менеджеры дублируют прайс-лист своим клиентам в мессенджеры: WhatsApp и Telegram. Там получают рассылку еще почти 1000 клиентов.

Система 1С, где формируется прайс-лист, интегрирована с «Битрикс-24». И рассылка уходит еще и в «Битрикс-24» внутренним сотрудникам.

Чтобы минимизировать попадание нашей рассылки в спам, мы уникализировали каждое письмо. В подписи у каждого нового письма стоит уникальная фраза. В итоге почтовые программы пропускают все наши письма.

Сервис рассылок помогает нам регулярно информировать клиентов об актуальных ценах и предоставляет список всех базисов.

Мобильное приложение для заказа нефтепродуктов

В 2019 году мы запустили мобильное приложение под названием «Топливо». На первом этапе оно работало как прайс-лист с актуальными ценами. Но потом мы расширили функциональность, и у покупателей появилась возможность через личный кабинет оформить заказ, отслеживать его статус, выгружать закрывающие документы.

Что мы получили

Развитие информационного направления позволило нам быстро масштабироваться — увеличивать штат под растущий объём работы. Новые ИТ-решения помогли нарастить выручку: оборот компании в 2017 году составил 3.4 млрд руб., а в 2021 году — 12.4 млрд руб.

Рост прибыли дал возможность выйти на новые рынки. Сейчас мы торгуем нефтью, нефтепродуктами, нефтехимией и зерном на внутреннем рынке и на рынках стран СНГ и ЕС.

Сергей Терешкин, СЕО "Ойл Ресурс Групп"